A comunicação de documentos de transporte à AT
No próximo dia 1 de Julho entrará em vigor o Decreto-Lei nº 198/2012, de 24 de Agosto, sobre o novo regime de bens em circulação objecto de transacções entre sujeitos passivos de IVA que teve como objectivo principal assegurar a integridade dos documentos de transporte, garantindo assim à Administração Tributaria um controlo mais eficaz destes documentos, obstando à sua posterior viciação ou ocultação.
Assim, todos os documentos de transporte passam a ter que ser obrigatoriamente comunicados à AT previamente ao transporte da mercadoria a que se referem. Importa, antes de mais, esclarecer que se consideram documentos de transporte a factura, a guia de remessa, a nota de devolução, a guia de transporte ou qualquer outro documento equivalente, como a guia de consignação, guia de transferência, entre outros. Apenas as facturas simplificadas, que não contenham os elementos obrigatórios da guia de remessa, não podem ser considerados documentos de transporte. As guias de remessa ou documentos equivalentes devem conter, pelo menos, o nome ou denominação social do remetente, assim como a sede e o NIF; a demonização social, sede e NIF do destinatário ou adquirente; e, finalmente, a designação comercial dos bens e quantidades dos mesmos.
Estes documentos podem ser emitidos electronicamente (através de um programa informático certificado pela AT; por um programa informático também certificado pela AT; ou através de software produzido internamente pela empresa), directamente no Portal das Finanças, ou em papel (utilizando para tal impressos numerados seguida e tipograficamente).
Após a sua emissão, aos sujeitos passivos de IVA devem comunicar estes documentos de transporte à AT por transmissão electrónica de dados, caso estes documentos sejam processados electronicamente ou através de programas informáticos; ou então através de um serviço telefónico disponibilizado para o efeito, sendo que nestes casos o documento deverá ser inserido no Portal das Finanças dentro dos 5 dias uteis posterior à comunicação telefónica. Este tipo de comunicação está reservada para os casos em que os documentos de transporte são emitidos em papel ou perante a existência de algum tipo de inoperacionalidade do sistema informático.
Após a comunicação ser efectuada, a AT atribui um código de identificação do documento de transporte. Os sujeitos passivos de IVA não podem iniciar o transporte da mercadoria em causa sem estarem na posse deste mesmo código sendo que, após a sua obtenção, ficam dispensados de se fazerem acompanhar do documento de transporte em si, a referência será suficiente. Caos o documento de transporte seja emitido em papel, a comunicação deverá ser feita telefonicamente, sendo também aqui fornecido um código para a inserção dos dados no Portal das Finanças no prazo anteriormente referido.
A falta de emissão ou de comunicação dos documentos de transporte levarão à aplicação de uma sanção que poderá ir de uma coima até à apreensão dos bens. Sublinha-se o facto de, a falta de comunicação do documento de transporte, ser equivalente à falta de emissão do mesmo.
Assim, reitera-se a importância da comunicação do documento de transporte à Administração Tributária antes do início do transporte sob pena de o remetente incorrer numa infracção que poderá vir a ter custos elevados.
Ana Nobre de Sousa